Arbeiten von daheim – aber bitte richtig!
Homeoffice: Für Wen, Warum und Wie
(Nicht nur für Krisenzeiten)
„Wir machen jetzt Home-Office“, „Lasst uns jetzt nach Möglichkeit von zu Hause arbeiten“, „Bis auf weiteres werden wir, …“
Diese oder ähnliche Sätze werden in schwierigen Zeiten häufig benutzt. Mit ihnen soll die Arbeit zu Hause, also Home-Office eingeleitet werden.
Wenn Ihr Anspruch an Home-Office Arbeiten mehr ist als das Abhalten von Audio- oder Webkonferenzen, lesen Sie bitte weiter!
Geht es doch darum, Arbeiten aus dem betrieblichen Umfeld, in das Private zu verlagern. Klar ist, dass durch die oben genannten Aufforderungen bei weitem noch nicht die organisatorischen Voraussetzungen geschaffen worden sind, um für alle Beteiligten effektive Arbeit von zu Hause zu ermöglichen. Es sind die technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen zu schaffen, die ein effektives Schaffen vom Home-Office ermöglichen.
Die beiliegende Checkliste unterstützt Sie bei der erfolgreichen Organisation für effektives Home-Office unterstützen.
Vorrausetzungen
Bitte überlegen Sie genau, welche Mitarbeiter Home-Office leisten sollen.
Planen und verabreden sie den zu leistenden Umfang, den sie von der häuslichen Arbeit erwarten. Der Anspruch ist, dass die daheim erzielten Ergebnisse gleichwertig mit dem sind, welches auch im betrieblichen Umfeld erzielt werden können. Es muss vorher herausgearbeitet werden, ob dieses erreicht werden kann oder nicht.
In Anlehnung an agile Projektmanagementmethoden helfen die Definition of Done mit den dazugehörigen Akzeptanz Kriterien, ein gemeinsames Verständnis zu entwickeln. Fatal ist es, wenn im Laufe der Home-Office Aktivitäten erkannt wird, dass die Ergebnisse nicht mit den gestellten Erwartungen übereinstimmen.
Wenn diese Punkte geklärt sind, kann in die eigentliche Organisation der Home-Office Arbeit eingestiegen werden:
Büro / Arbeitszimmer und Umfeld
- Gibt es daheim geeignete Räumlichkeiten, die konzentriertes Arbeiten zulassen?
- Lassen sich Arbeiten und Familienbetrieb daheim vereinbaren?
- Gibt es ein bereits eingerichtetes Arbeitszimmer, welches benutzt werden kann?
- Falls kein eingerichtetes Arbeitszimmer vorliegt, (wohl aber Platz und Raum gegeben sind) wer kümmert sich um die Einrichtung und wie ist die Kostenfrage geklärt?
- Sind die Arbeitszeiten geregelt?
Kostenregelungen
- Wie sind die Telefonkosten geregelt?
- Wer kümmert sich um die Beschaffung von Büromaterial bzw. andere Verbrauchsgüter, und wie ist die Kostenübernahme geregelt?
- Wie wird der Tätigkeitsnachweis geführt?
Kommunikation und Technik
- Wird ein Firmentelefon gestellt?
- Wie sind der Einsatz und Gebrauch für den Gebrauch des privaten Telefons geregelt?
- Wird ein Firmen Computer (Laptop o. ä.) eingesetzt?
- Sind Drucker, Scanner oder ein Multifunktionsgeräte erforderlich?
- Ist der Einsatz eines Telefax erforderlich?
- Reicht die Netzgeschwindigkeit aus?
- Welche Kommunikationsregelungen abseits fester Meetings sind verabredet?
- Sind Webcam und Headset erforderlich?
- Welche Software ist zur Erledigung der gestellten Aufgaben erforderlich?
- Sind Betriebssysteme, Browser, Anwendungsprogramme auf aktuellem Stand?
- Welche Sicherheitssoftware (Firewalls, Antivirenprogrammen, …) ist erforderlich?
- Wer ist für die Bereitstellung von Technik und Infrastruktur verantwortlich?
- Wer ist für die fortlaufende Betreuung verantwortlich?
- Ist eine Notfallnummer oder Hotline eingerichtet?
- Sind die Unternehmensdaten sicher?
- Sind die entsprechende Verhaltensregeln, Vorgaben und Anweisungen bekannt, geschult, verstanden und (schriftlich) vereinbart?
- Wer haftet für Datenverluste oder Cyberattacken?
- Durch welche Maßnahmen werden diese Risiken reduziert?
Online Meetings und Teamwork
- Werden firmenfremde Systeme (z.B. Zoom, Trello, Asana, Airtable, u.v.a.m… (x)) eingesetzt?
- Entsprechen firmenfremde Systeme den erforderlichen Sicherheitsanforderungen?
- Kommen Firmeninterne Systeme zum Einsatz?
- Sind die Anwender auf dem Gebrauch dieser Systeme geschult?
- Gibt es ausreichende Lizenzen ?
- Wurden feste Besprechungszeiten verabredet?
- Liegt eine Besprechungsagenda vor?
Weitere Empfehlungen
Bedenken Sie, dass Home-Office durch die Verlagerung der Arbeitsumgebung ein Teil eines Changemanagements Prozesses ist. Dieser kann, wenn er nicht durchgängig und transparent kommuniziert und geplant wird, Mitarbeiter unerwartet belasten. Daraus folgt, dass dieser Prozess begleitet werden sollte – dazu noch einige Anregungen:
- Neben den eigentlichen Arbeitsinhalten thematisieren Sie die gemachten Erfahrungen:
- Was läuft gut? Was läuft schlecht? Welcher Verbesserungen können von wem bis wann erzielt werden? Dokumentieren Sie die Inhalte und arbeiten Sie gemeinsam an den erforderlichen Optimierungen. Diese Liste gibt Ihnen die ersten Impulse zu einer erfolgreichen Implementierung. Seien Sie sicher, dass Sie – bezogen auf Ihre Anwendungen / Ansprüche – weitere Punkte finden werden!
- Nehmen Sie sich die Zeit für soziale Interaktionen – auch Online oder via Telefon!
- Würdigen und Wertschätzen Sie die Bereitschaft Ihrer Mitarbeiter, Home-Office Arbeiten durchzuführen.
- Geben Sie sich und Ihren Mitarbeitern die Zeit, sich in der neuen Welt zurechtzufinden. Vertrauen ist dabei die Voraussetzung für ein erfolgreichen Start in Richtung effektiver Zusammenarbeit
- Überlegen Sie inwiefern Kunden, Lieferanten oder andere Geschäftskollegen informiert werden müssen. Falls der Mitarbeiter nicht alle Information zu Hause parat haben kann (z.B. keinen Zugriff von außen auf firmeneigene Server) werben Sie für Verständnis, dass möglicherweise nicht alle Anliegen in der gewohnten Schnelligkeit und Ausführlichkeit erledigt werden können.
Gerne unterstütze ich Ihre Planungen und Umsetzungen für eine erfolgreiche Umsetzung! Ich freue mich auf Deine Anregungen, Impulse oder Fragen! Bitte kontaktiere mich direkt: 0175 669 6224 , schreibe einen Kommentar oder nutze das Kontaktformular.
Viel Erfolg für die Umsetzung und ein Effektives, happy Homeworking, wünscht Ihnen
Volker Rozek
(x) Diese Ausarbeitung ist ein Praktiker Input. Das Nennen von Firmen dient ausschließlich zur Orientierung, um einen ersten Ansatzpunkt für Sie zu geben. Damit sind weder Präferenzen noch Empfehlungen meinerseits damit verbunden.
Diese Checkliste ersetzt ausdrücklich keine rechtliche Beratung.