Arbeiten von daheim – aber bitte richtig!

Homeoffice: Für Wen, Warum und Wie

(Nicht nur für Krisenzeiten)

„Wir machen jetzt Home-Office“, „Lasst uns jetzt nach Mög­lich­keit von zu Hause arbeiten“, „Bis auf weiteres werden wir, …“

Diese oder ähnliche Sätze werden in schwie­ri­gen Zeiten häufig benutzt. Mit ihnen soll die Arbeit zu Hause, also Home-Office ein­ge­lei­tet werden.

Wenn Ihr Anspruch an Home-Office Arbeiten mehr ist als das Abhalten von Audio- oder Web­kon­fe­ren­zen, lesen Sie bitte weiter!

Geht es doch darum, Arbeiten aus dem betrieb­li­chen Umfeld, in das Private zu verlagern. Klar ist, dass durch die oben genannten Auf­for­de­run­gen bei weitem noch nicht die orga­ni­sa­to­ri­schen Vor­aus­set­zun­gen geschaf­fen worden sind, um für alle Betei­lig­ten effektive Arbeit von zu Hause zu ermög­li­chen. Es sind die tech­ni­schen und orga­ni­sa­to­ri­schen Rah­men­be­din­gun­gen zu schaffen, die ein effek­ti­ves Schaffen vom  Home-Office ermöglichen.

Die bei­lie­gende Check­liste unter­stützt Sie bei der erfolg­rei­chen Orga­ni­sa­tion für effek­ti­ves Home-Office unterstützen.

Vorrausetzungen

Bitte überlegen Sie genau, welche  Mit­ar­bei­ter Home-Office leisten sollen.

Planen und ver­ab­re­den sie den zu leis­ten­den Umfang, den sie von der häus­li­chen Arbeit erwarten. Der Anspruch ist, dass die daheim erzielten Ergeb­nisse gleich­wer­tig mit dem sind, welches auch im betrieb­li­chen Umfeld erzielt werden können. Es muss vorher her­aus­ge­ar­bei­tet werden, ob dieses erreicht werden kann oder nicht.

In Anlehnung an agile Pro­jekt­ma­nage­ment­me­tho­den helfen die Defi­ni­tion of Done mit den dazu­ge­hö­ri­gen Akzeptanz Kriterien, ein gemein­sa­mes Ver­ständ­nis zu ent­wi­ckeln. Fatal ist es, wenn im Laufe der Home-Office Akti­vi­tä­ten erkannt wird, dass die Ergeb­nisse nicht mit den gestell­ten Erwar­tun­gen übereinstimmen.

Wenn diese Punkte geklärt sind, kann in die eigent­li­che Orga­ni­sa­tion der Home-Office Arbeit ein­ge­stie­gen werden:

Büro / Arbeitszimmer und Umfeld

• Gibt es daheim geeignete Räum­lich­kei­ten, die kon­zen­trier­tes Arbeiten zulassen?
• Lassen sich Arbeiten und Fami­li­en­be­trieb daheim vereinbaren?
• Gibt es ein bereits ein­ge­rich­te­tes Arbeits­zim­mer, welches benutzt werden kann?
• Falls kein ein­ge­rich­te­tes Arbeits­zim­mer vorliegt, (wohl aber Platz und Raum gegeben sind) wer kümmert sich um die Ein­rich­tung und wie ist die Kos­ten­frage geklärt?
• Sind die Arbeits­zei­ten geregelt?

Kostenregelungen

• Wie sind die Tele­fon­kos­ten geregelt?
• Wer kümmert sich um die Beschaf­fung von Büro­ma­te­rial bzw. andere Ver­brauchs­gü­ter, und wie ist die Kos­ten­über­nahme geregelt?
• Wie wird der Tätig­keits­nach­weis geführt?

Kommunikation und Technik

• Wird ein Fir­men­te­le­fon gestellt?
• Wie sind der Einsatz und Gebrauch für den Gebrauch des privaten Telefons geregelt?
• Wird ein Firmen Computer (Laptop o. ä.) eingesetzt?
• Sind  Drucker, Scanner oder ein Mul­ti­funk­ti­ons­ge­räte erforderlich?
• Ist der Einsatz eines Telefax erforderlich?
• Reicht die Netz­ge­schwin­dig­keit aus?
• Welche Kom­mu­ni­ka­ti­ons­re­ge­lun­gen abseits fester Meetings sind verabredet?
• Sind Webcam und Headset erforderlich?
• Welche Software ist zur Erle­di­gung der gestell­ten Aufgaben erforderlich?
• Sind Betriebs­sys­teme, Browser, Anwen­dungs­pro­gramme auf aktuellem Stand?
• Welche Sicher­heits­soft­ware (Firewalls, Anti­vi­ren­pro­gram­men, …) ist erforderlich?
• Wer ist für die Bereit­stel­lung von Technik und Infra­struk­tur verantwortlich?
• Wer ist für die fort­lau­fende Betreuung verantwortlich?
• Ist eine Not­fall­num­mer oder Hotline eingerichtet?
• Sind die Unter­neh­mens­da­ten sicher?
• Sind die  ent­spre­chende Ver­hal­tens­re­geln, Vorgaben und Anwei­sun­gen bekannt, geschult, ver­stan­den und (schrift­lich) vereinbart?
• Wer haftet für Daten­ver­luste oder Cyberattacken?
• Durch welche Maßnahmen werden diese Risiken reduziert?

Online Meetings und Teamwork

• Werden fir­men­fremde Systeme (z.B. Zoom, Trello, Asana, Airtable, u.v.a.m… ^(x)) ein­ge­setzt?
• Ent­spre­chen fir­men­fremde Systeme den erfor­der­li­chen Sicherheitsanforderungen?
• Kommen Fir­men­in­terne Systeme zum Einsatz?
• Sind die Anwender auf dem Gebrauch dieser Systeme geschult?
• Gibt es aus­rei­chende Lizenzen ?
• Wurden feste Bespre­chungs­zei­ten verabredet?
• Liegt eine Bespre­chungs­agenda vor?

Weitere Empfehlungen

Bedenken Sie, dass Home-Office durch die Ver­la­ge­rung der Arbeits­um­ge­bung ein Teil eines Chan­ge­ma­nage­ments Prozesses ist. Dieser kann, wenn er nicht durch­gän­gig und trans­pa­rent kom­mu­ni­ziert und geplant wird, Mit­ar­bei­ter uner­war­tet belasten. Daraus folgt, dass dieser Prozess begleitet werden sollte – dazu noch einige Anregungen:

• Neben den eigent­li­chen Arbeits­in­hal­ten the­ma­ti­sie­ren Sie die gemachten Erfahrungen:
• Was läuft gut? Was läuft schlecht? Welcher Ver­bes­se­run­gen können von wem bis wann erzielt werden? Doku­men­tie­ren Sie die Inhalte und arbeiten Sie gemeinsam an den erfor­der­li­chen Opti­mie­run­gen. Diese Liste gibt Ihnen die ersten Impulse zu einer erfolg­rei­chen Imple­men­tie­rung. Seien Sie sicher, dass Sie – bezogen auf Ihre Anwen­dun­gen / Ansprüche – weitere Punkte finden werden!
• Nehmen Sie sich die Zeit für soziale Inter­ak­tio­nen – auch Online oder via Telefon!
• Würdigen und Wert­schät­zen Sie die Bereit­schaft Ihrer Mit­ar­bei­ter, Home-Office Arbeiten durchzuführen.
• Geben Sie sich und Ihren Mit­ar­bei­tern die Zeit, sich in der neuen Welt zurecht­zu­fin­den. Vertrauen ist dabei die Vor­aus­set­zung für ein erfolg­rei­chen Start in Richtung effek­ti­ver Zusammenarbeit
• Überlegen Sie inwiefern Kunden, Lie­fe­ran­ten oder andere Geschäfts­kol­le­gen infor­miert werden müssen. Falls der Mit­ar­bei­ter nicht alle Infor­ma­tion zu Hause parat haben kann (z.B. keinen Zugriff von außen auf fir­men­ei­gene Server) werben Sie für Ver­ständ­nis, dass mög­li­cher­weise nicht alle Anliegen in der gewohnten Schnel­lig­keit und Aus­führ­lich­keit  erledigt werden können.

Gerne unter­stütze ich Ihre Planungen und Umset­zun­gen für eine erfolg­rei­che Umsetzung! Ich freue mich auf Deine Anre­gun­gen, Impulse oder Fragen!  Bitte kon­tak­tiere mich direkt: 0175 669 6224 , schreibe einen Kommentar oder nutze das Kon­takt­for­mu­lar. 

Viel Erfolg für die Umsetzung und ein Effek­ti­ves, happy Home­wor­king, wünscht Ihnen

Volker Rozek

 

^(x) Diese Aus­ar­bei­tung ist ein Praktiker Input. Das Nennen von Firmen dient aus­schließ­lich zur Ori­en­tie­rung, um einen ersten Ansatz­punkt für Sie zu geben. Damit sind weder Prä­fe­ren­zen noch Emp­feh­lun­gen mei­ner­seits damit verbunden.

Diese Check­liste ersetzt aus­drück­lich keine recht­li­che Beratung.