5S und Digitalisierung

Begriffserklärung und Beschreibung

Fünf S ist ein fester Baustein des Toyota Pro­duk­ti­ons­sys­tems und der Lean­ma­nu­fac­tu­ring Methoden. 5S ist aber auch eine Methode, welche in ihrer Wirk­sam­keit sehr häufig unter­schätzt wird. Korrekt geplant und ein­ge­setzt ergeben sich Vorteile hin­sicht­lich Pro­duk­ti­vi­tät, Arbeits­si­cher­heit, Mit­ar­bei­ter­zu­frie­den­heit sowie Zeit­ein­spa­rung. Darüber hinaus ist 5S eine sehr wertvolle Vor­be­rei­tung und not­wen­dige Vor­aus­set­zung für weitere Lean Manu­fac­tu­ring Akti­vi­tä­ten. Darunter fallen Elemente wie TPM, Poke Yoke, Stan­dar­di­sierte Arbeiten, Rüst­zei­ten­re­du­zie­rung und Kanban. Was aber steckt nun hinter diesen fünf S?

Diese stehen für die folgenden Attribute:

• Seiri             Aus­sor­tie­ren
• Seiton          Struktur und Ordnung schaffen
• Seiso             Reinigen
• Seiketsu       Sau­ber­keit bewahren
• Shitsuke       Selbst­dis­zi­plin üben

5S als Arbeits­weise ist in Deutsch­land auch unter der 5A Methode bekannt.

Dahinter verbergen sich, analog zu den vor­he­ri­gen Aus­füh­run­gen die Attribute: aus­sor­tie­ren, anordnen, Arbeits­um­feld reinigen, Anordnung stan­dar­di­sie­ren, alle Punkte einhalten und ver­bes­sern.

Häufig gesellt sich zu den fünf Auf­for­de­run­gen die Arbeits­si­cher­heit dazu. Da die kon­se­quente Anwendung die Sicher­heit am Arbeits­platz erheblich ver­bes­sert, macht diese Addition absolut Sinn. Daran ist erkennbar, dass es sich nicht nur um ein System handelt, welches auf Ordnung und Sau­ber­keit am Arbeits­platz zielt. Die Kenn­zah­len, die 5S positiv beein­flusst, ein­schließ­lich deren Wir­kungs­me­cha­nis­men, stelle ich im weiteren Verlauf des Berichts vor.

Achtung

Eins klipp und klar: beschäf­ti­gen Sie sich nicht mit 5S wenn Sie

• den schnellen Erfolg suchen
• der Methode lediglich zuge­ste­hen, Ordnung und Sau­ber­keit zu ver­bes­sern
• meinen, ein ein­ma­li­ger Workshop wäre aus­rei­chend

5S erfordert gerade in der Start­phase viel Einsatz. Es steht und fällt mit dem dis­zi­pli­nier­ten Einhalten ver­ein­bar­ter Maßnahmen. Es geht darum, diese kon­se­quent und ver­bind­lich durch­zu­füh­ren.

5S Implementierungsstrategie

Wie ist eine optimale 5S Inte­gra­tion in einem Betrieb möglich? Zunächst einmal gilt es, einen Ver­ant­wort­li­chen zu benennen, der sich mit dieser Methode intensiv aus­ein­an­der­setzt. Obwohl diese ver­gleichs­weise einfach ist, ist es schlicht­weg metho­di­sche Not­wen­dig­keit, sich umfassend mit ihr vertraut zu machen. Hilfreich bei der Vor­be­rei­tung ist es, sich Betriebs­be­rei­che anzu­schauen, die 5S ihrer­seits erfolg­reich durch­füh­ren. Inter­net­re­cher­chen inspi­rie­ren zusätz­lich und helfen dabei, ein Gefühl dafür zu ent­wi­ckeln, was auf diesem Gebiet möglich ist. Die Planung beinhal­tet die folgenden Prozesse:

0. Erstellen von Schu­lungs­un­ter­la­gen (für Mit­ar­bei­ter, Kollegen und Manage­ment)

1. Durch­füh­ren der ersten Schu­lun­gen (Manage­ment und Kollegen)

2. Defi­nie­ren eines Pilot Bereichs

3. Erstellen eines Umset­zungs­plans für den Piloten mit den Bestand­tei­len:

3.1 Fest­hal­ten des Ist-Zustands mithilfe einer Foto­do­ku­men­ta­tion

3.2 Defi­nie­ren und Visua­li­sie­ren, wie der Bereich nach dem Workshop aussehen soll

3.3 Orga­ni­sie­ren der erfor­der­li­chen Uten­si­lien

3.4 Planen, abstimmen und ver­ein­ba­ren des zeit­li­chen Ablaufs mit den erfor­der­li­chen Maßnahmen

Plane eine komplette Schicht für den Workshop ein. Überlege, welcher Zeitpunkt optimal für den Workshop ist. Passt es in der Woche, oder ist ein Wochen­ende besser? Falls der Workshop in die Arbeits­wo­che fällt, prüfe die sichere Ver­sor­gung des Kunden.

Sofern 5S ein bestän­di­ger Teil der Ablauf­or­ga­ni­sa­tion werden soll, gehört eine Audit­pla­nung ebenfalls zum Pla­nungs­um­fang

4.0 Workshop durch­füh­ren, dazu gehören:

4.1 Durch­füh­ren einer Mit­ar­bei­ter­schu­lung des Pilot­be­reichs

4.2 Vor­stel­len des gewünsch­ten Zustands

4.3 Einteilen der Mit­ar­bei­ter

4.4 Durch­füh­ren der Aufgaben gemäß Plan (es ist sehr moti­vie­rend, wenn der Ver­ant­wort­li­che des Pilot­be­reichs an dem Workshop teilnimmt.)

4.5 Abhalten einer pro­to­kol­lier­ten Abschluss­be­spre­chung ein­schließ­lich dem Ver­ein­ba­ren weitere Akti­vi­tä­ten. Welche Maßnahmen tragen dazu bei, den erreich­ten Zustand zu erhalten und auf Dauer zu ver­bes­sern?

4.6 aus­spre­chen von Lob und Aner­ken­nung an alle Betei­lig­ten

4.7 Erstellen einer Foto­do­ku­men­ta­tion

5. Nach­be­rei­tung und Erfolgs­kon­trolle

6. Durch­füh­ren von 5S Audits zum Bei­be­hal­ten und Ausbauen des erzielten Standards im Rahmen einer kon­ti­nu­ier­li­chen Ver­bes­se­rungs­stra­te­gie.

Abschlie­ßend zu diesem Abschnitt ist fest­zu­hal­ten, dass 5S kein soge­nann­ter Selbst­läu­fer ist!

Steigern der Akzeptanz

Wichtig: Alle Betei­lig­ten verstehen, dass 5S mehr als eine einmalige Aktion darstellt, um Ordnung und Sau­ber­keit (wieder) her­zu­stel­len. Dazu einige Hilfen zur Argu­men­ta­tion:

• ein auf­ge­räum­tes Arbeits­um­feld reduziert erheblich das Risiko von Arbeits­un­fäl­len
• nur gerei­nig­tes und funk­ti­ons­fä­hi­ges Pro­duk­ti­on­se­quip­ment ermög­licht das Pro­du­zie­ren in der erfor­der­li­chen Qualität
• es ist für alle Betei­li­gen einfacher, gepflegte und saubere Vor­rich­tun­gen, Werkzeuge und Anlagen optimal zu warten und instand zu halten.
• die ein­ge­setz­ten Mit­ar­bei­ter kennen ihre Anlagen am aller­bes­ten. Sie tragen als Fachleute erheblich dazu bei, dass das Pro­duk­ti­ons­um­feld in einem akkuraten Zustand ist und bleibt dadurch ergeben sich erheb­li­che Vorteile:
  • Beschä­di­gun­gen und Fehler an den Anlagen werden sehr schnell iden­ti­fi­ziert
  • Vermeiden von Qua­li­täts­pro­ble­men (Nach­ar­beit, Ausschuss sowie Son­der­ak­tio­nen)
  • Ver­rin­ge­rung von Still­stands­zei­ten
  • Instand­set­zungs- und Instand­hal­tungs­maß­nah­men werden planbar
• zu guter Letzt ist auf die Außen­wir­kung hin­zu­wei­sen, mit denen sich ein Betrieb seinen Kunden gegenüber bei einem Besuch empfiehlt

um nur einige zu nennen.

Digitalisierung

„Wir haben keinen Platz“, „Wir brauchen einen weiteren Schrank oder ein zusätz­li­ches Regal“. Dieses sind die üblichen Klagen und For­de­run­gen, welche die Mit­ar­bei­ter an ihre Füh­rungs­kraft her­an­tra­gen. 5S nutzt best­mög­lich die vor­han­de­nen Platz- und Lager­be­din­gun­gen. So ist es immer wieder erstaun­lich, wie viel Abla­ge­flä­che nach einem 5S Workshop zutage kommt. Und dieses ist die beste Mög­lich­keit, mit kleinen Schritten auch über eine Digi­ta­li­sie­rung nach­zu­den­ken:

• Flächen, Lagerorte, Stell­plätze, und Magazine sind markiert und können in Folge daraus nun auch adres­siert werden.
• Die dort ein­ge­plan­ten Güter, Werkzeuge, Ver­brauchs­ma­te­ria­lien sind hin­sicht­lich Art und Menge bekannt
• Aus den bis­he­ri­gen Erfah­run­gen heraus sind entweder die Ver­brauchs­men­gen bekannt, oder es liegen belast­bare Prognosen vor.

Diese Elemente bilden eine solide Basis für eine digitale Lager­hal­tung, Ver­sor­gung oder gar für ein ERP System.

Kennzahlen

5S beein­flusst positiv die folgenden Kenn­zah­len:

• Umsatz pro Mit­ar­bei­ter
• Pro­duk­ti­vi­tät
• Aus­fall­zei­ten
• Pro­duk­ti­ons­durch­lauf­zei­ten
• Unfall­rate

Die genannten Kenn­zah­len lassen sich alle monetär bewerten. Damit ist das Ergebnis einer 5S geführten Einheit auch betriebs­wirt­schaft­lich dar­stell­bar. Dieses gilt für alle Elemente, die während der Ist-Zustands Aufnahme doku­men­tiert wurden: War­te­zei­ten, Still­stand­zei­ten, Mengen, Wege und ähnliches verkürzen sich infolge eines Workshops drastisch. Natürlich halten die Vorteile nur so lange an, wie das System lebt. Daher noch mal der Hinweis, dass 5S kein Selbst­läu­fer ist.

5S ist in jedem Pro­duk­ti­ons­be­reich erfolg­reich ein­setz­bar. Wie sieht es aber in der Admi­nis­tra­tion aus?

Beispiele in der Administration

Über­la­dene Schreib­ti­sche, kein ein­heit­li­ches Abla­ge­sys­tem (reale Ordner und / oder virtuelle Abla­ge­sys­teme), das Suchen von Doku­men­ten, nicht ein­satz­fä­hige Headsets oder Tisch­rech­ner, … . Dieses sind offen­sicht­li­che Indi­ka­to­ren dafür, dass ein pro­duk­ti­ves Arbeiten nicht statt­fin­det. Mit den oben beschrie­be­nen Mängeln gehen War­te­zei­ten, veraltete oder nicht gepflegte Dokumente und Unter­la­gen einher. Es ist unter diesen Bedin­gun­gen nicht ver­wun­der­lich, wenn sich mehr und mehr ein Mangel an Disziplin und Ver­bind­lich­keit breit­macht. Die Imple­men­tie­rungs­stra­te­gien beinhal­ten nahezu die gleichen Elemente – mög­li­cher­weise sind bereichs­spe­zi­fi­sche Anpas­sun­gen erfor­der­lich

 

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