5S und Digitalisierung
Begriffserklärung und Beschreibung
Fünf S ist ein fester Baustein des Toyota Produktionssystems und der Leanmanufacturing Methoden. 5S ist aber auch eine Methode, welche in ihrer Wirksamkeit sehr häufig unterschätzt wird. Korrekt geplant und eingesetzt ergeben sich Vorteile hinsichtlich Produktivität, Arbeitssicherheit, Mitarbeiterzufriedenheit sowie Zeiteinsparung. Darüber hinaus ist 5S eine sehr wertvolle Vorbereitung und notwendige Voraussetzung für weitere Lean Manufacturing Aktivitäten. Darunter fallen Elemente wie TPM, Poke Yoke, Standardisierte Arbeiten, Rüstzeitenreduzierung und Kanban. Was aber steckt nun hinter diesen fünf S?
Diese stehen für die folgenden Attribute:
- Seiri Aussortieren
- Seiton Struktur und Ordnung schaffen
- Seiso Reinigen
- Seiketsu Sauberkeit bewahren
- Shitsuke Selbstdisziplin üben
5S als Arbeitsweise ist in Deutschland auch unter der 5A Methode bekannt.
Dahinter verbergen sich, analog zu den vorherigen Ausführungen die Attribute: aussortieren, anordnen, Arbeitsumfeld reinigen, Anordnung standardisieren, alle Punkte einhalten und verbessern.
Häufig gesellt sich zu den fünf Aufforderungen die Arbeitssicherheit dazu. Da die konsequente Anwendung die Sicherheit am Arbeitsplatz erheblich verbessert, macht diese Addition absolut Sinn. Daran ist erkennbar, dass es sich nicht nur um ein System handelt, welches auf Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz zielt. Die Kennzahlen, die 5S positiv beeinflusst, einschließlich deren Wirkungsmechanismen, stelle ich im weiteren Verlauf des Berichts vor.
Achtung
Eins klipp und klar: beschäftigen Sie sich nicht mit 5S wenn Sie
- den schnellen Erfolg suchen
- der Methode lediglich zugestehen, Ordnung und Sauberkeit zu verbessern
- meinen, ein einmaliger Workshop wäre ausreichend
5S erfordert gerade in der Startphase viel Einsatz. Es steht und fällt mit dem disziplinierten Einhalten vereinbarter Maßnahmen. Es geht darum, diese konsequent und verbindlich durchzuführen.
5S Implementierungsstrategie
Wie ist eine optimale 5S Integration in einem Betrieb möglich? Zunächst einmal gilt es, einen Verantwortlichen zu benennen, der sich mit dieser Methode intensiv auseinandersetzt. Obwohl diese vergleichsweise einfach ist, ist es schlichtweg methodische Notwendigkeit, sich umfassend mit ihr vertraut zu machen. Hilfreich bei der Vorbereitung ist es, sich Betriebsbereiche anzuschauen, die 5S ihrerseits erfolgreich durchführen. Internetrecherchen inspirieren zusätzlich und helfen dabei, ein Gefühl dafür zu entwickeln, was auf diesem Gebiet möglich ist. Die Planung beinhaltet die folgenden Prozesse:
0. Erstellen von Schulungsunterlagen (für Mitarbeiter, Kollegen und Management)
1. Durchführen der ersten Schulungen (Management und Kollegen)
2. Definieren eines Pilot Bereichs
3. Erstellen eines Umsetzungsplans für den Piloten mit den Bestandteilen:
3.1 Festhalten des Ist-Zustands mithilfe einer Fotodokumentation
3.2 Definieren und Visualisieren, wie der Bereich nach dem Workshop aussehen soll
3.3 Organisieren der erforderlichen Utensilien
3.4 Planen, abstimmen und vereinbaren des zeitlichen Ablaufs mit den erforderlichen Maßnahmen
Plane eine komplette Schicht für den Workshop ein. Überlege, welcher Zeitpunkt optimal für den Workshop ist. Passt es in der Woche, oder ist ein Wochenende besser? Falls der Workshop in die Arbeitswoche fällt, prüfe die sichere Versorgung des Kunden.
Sofern 5S ein beständiger Teil der Ablauforganisation werden soll, gehört eine Auditplanung ebenfalls zum Planungsumfang
4.0 Workshop durchführen, dazu gehören:
4.1 Durchführen einer Mitarbeiterschulung des Pilotbereichs
4.2 Vorstellen des gewünschten Zustands
4.3 Einteilen der Mitarbeiter
4.4 Durchführen der Aufgaben gemäß Plan (es ist sehr motivierend, wenn der Verantwortliche des Pilotbereichs an dem Workshop teilnimmt.)
4.5 Abhalten einer protokollierten Abschlussbesprechung einschließlich dem Vereinbaren weitere Aktivitäten. Welche Maßnahmen tragen dazu bei, den erreichten Zustand zu erhalten und auf Dauer zu verbessern?
4.6 aussprechen von Lob und Anerkennung an alle Beteiligten
4.7 Erstellen einer Fotodokumentation
5. Nachbereitung und Erfolgskontrolle
6. Durchführen von 5S Audits zum Beibehalten und Ausbauen des erzielten Standards im Rahmen einer kontinuierlichen Verbesserungsstrategie.
Abschließend zu diesem Abschnitt ist festzuhalten, dass 5S kein sogenannter Selbstläufer ist!
Steigern der Akzeptanz
Wichtig: Alle Beteiligten verstehen, dass 5S mehr als eine einmalige Aktion darstellt, um Ordnung und Sauberkeit (wieder) herzustellen. Dazu einige Hilfen zur Argumentation:
- ein aufgeräumtes Arbeitsumfeld reduziert erheblich das Risiko von Arbeitsunfällen
- nur gereinigtes und funktionsfähiges Produktionsequipment ermöglicht das Produzieren in der erforderlichen Qualität
- es ist für alle Beteiligen einfacher, gepflegte und saubere Vorrichtungen, Werkzeuge und Anlagen optimal zu warten und instand zu halten.
- die eingesetzten Mitarbeiter kennen ihre Anlagen am allerbesten. Sie tragen als Fachleute erheblich dazu bei, dass das Produktionsumfeld in einem akkuraten Zustand ist und bleibt dadurch ergeben sich erhebliche Vorteile:
- Beschädigungen und Fehler an den Anlagen werden sehr schnell identifiziert
- Vermeiden von Qualitätsproblemen (Nacharbeit, Ausschuss sowie Sonderaktionen)
- Verringerung von Stillstandszeiten
- Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen werden planbar
- zu guter Letzt ist auf die Außenwirkung hinzuweisen, mit denen sich ein Betrieb seinen Kunden gegenüber bei einem Besuch empfiehlt
um nur einige zu nennen.
Digitalisierung
„Wir haben keinen Platz“, „Wir brauchen einen weiteren Schrank oder ein zusätzliches Regal“. Dieses sind die üblichen Klagen und Forderungen, welche die Mitarbeiter an ihre Führungskraft herantragen. 5S nutzt bestmöglich die vorhandenen Platz- und Lagerbedingungen. So ist es immer wieder erstaunlich, wie viel Ablagefläche nach einem 5S Workshop zutage kommt. Und dieses ist die beste Möglichkeit, mit kleinen Schritten auch über eine Digitalisierung nachzudenken:
- Flächen, Lagerorte, Stellplätze, und Magazine sind markiert und können in Folge daraus nun auch adressiert werden.
- Die dort eingeplanten Güter, Werkzeuge, Verbrauchsmaterialien sind hinsichtlich Art und Menge bekannt
- Aus den bisherigen Erfahrungen heraus sind entweder die Verbrauchsmengen bekannt, oder es liegen belastbare Prognosen vor.
Diese Elemente bilden eine solide Basis für eine digitale Lagerhaltung, Versorgung oder gar für ein ERP System.
Kennzahlen
5S beeinflusst positiv die folgenden Kennzahlen:
- Umsatz pro Mitarbeiter
- Produktivität
- Ausfallzeiten
- Produktionsdurchlaufzeiten
- Unfallrate
Die genannten Kennzahlen lassen sich alle monetär bewerten. Damit ist das Ergebnis einer 5S geführten Einheit auch betriebswirtschaftlich darstellbar. Dieses gilt für alle Elemente, die während der Ist-Zustands Aufnahme dokumentiert wurden: Wartezeiten, Stillstandzeiten, Mengen, Wege und ähnliches verkürzen sich infolge eines Workshops drastisch. Natürlich halten die Vorteile nur so lange an, wie das System lebt. Daher noch mal der Hinweis, dass 5S kein Selbstläufer ist.
5S ist in jedem Produktionsbereich erfolgreich einsetzbar. Wie sieht es aber in der Administration aus?
Beispiele in der Administration
Überladene Schreibtische, kein einheitliches Ablagesystem (reale Ordner und / oder virtuelle Ablagesysteme), das Suchen von Dokumenten, nicht einsatzfähige Headsets oder Tischrechner, … . Dieses sind offensichtliche Indikatoren dafür, dass ein produktives Arbeiten nicht stattfindet. Mit den oben beschriebenen Mängeln gehen Wartezeiten, veraltete oder nicht gepflegte Dokumente und Unterlagen einher. Es ist unter diesen Bedingungen nicht verwunderlich, wenn sich mehr und mehr ein Mangel an Disziplin und Verbindlichkeit breitmacht. Die Implementierungsstrategien beinhalten nahezu die gleichen Elemente – möglicherweise sind bereichsspezifische Anpassungen erforderlich
Ich freue mich auf Deine Anregungen, Impulse oder Fragen! Bitte kontaktiere mich direkt: 0175 669 6224 , schreibe einen Kommentar oder nutze das Kontaktformular.
Fortsetzung folgt.