Einführung
Mit dem Begriff Prozessoptimierung wird sehr häufig assoziiert, dass es ausschließlich um technische Prozesse geht, die verbessert werden. Häufig ist es auch so, dass die Wertschöpfung in der Produktion als erstes auf mögliche Verbesserungspotenziale durchleuchtet wird. Auf Nachfrage, ob, wann und in welchen Umfang administrative und verwaltungstechnische Prozesse auf dem Prüfstand kommen, werden die entsprechenden Antworten schwammig oder kleiden sich in nichtsagende Worthülsen wie: „bald“, „demnächst“, „ müssten wir im Anschluss daran eigentlich mal machen…“. Dieses lässt zumindest erahnen, dass ein entsprechendes Problembewusstsein (noch) nicht vorhanden ist. Dieses ist sicherlich auch dem Umstand geschuldet, dass der Umfang der vorhandenen Optimierungspotenziale unterschätzt wird. In den folgenden Beiträgen zeige ich, wie Methoden des Leanmanufacturings erfolgreich für Prozessoptimierungen in Administrativen Abläufen zur Anwendung kommen.
Konsequenzen fehlerhafter Geschäftsprozesse
Doch was bringen auf höchste Effizienz getrimmte Produktionsprozesse, wenn wesentliche Geschäftsprozesse einfach nicht mithalten?
Beispiele dazu sind:
- Antworten auf Kundenanfragen erfolgen zu spät oder unvollständig
- daraus resultierende Angebote sind lückenhaft oderschlichtweg falsch
- Terminaussagen erfolgen ohne das Involvieren der Fachabteilungen – Das Ergebnis daraus ist das Weiterleiten falscher Informationen.
- Rechnungen werden spät, gar nicht oder lückenhaft erstellt
Ohne durchgängig aufeinander abgestimmte Prozesse, vom Warenein – bis Ausgang entstehen erhebliche Reibungsverluste, die auch monetär betrachtet negativ zu Buche schlagen. In der Technik ist es relativ einfach, mithilfe entsprechender Kennzahlen wie Produktivität, Qualitätsindizes, Ausschuss und Nacharbeit, Prozesse zu messen, zu bewerten und entsprechende Optimierungsmaßnahmen abzuleiten.
Arbeiten mit Kennzahlen
In den verwaltungstechnischen Abläufen ist es häufig nicht so einfach, aussagekräftige Kennzahlen einzurichten und als Maßstab für Optimierungen heranzuziehen. Headcounting als alleinige Messgröße zu etablieren ist häufig nicht zielführend und bei weitem nicht ausreichend. Auf alle Unternehmen übertragbare Vorgaben zu benennen )“überzustülpen“ wird nicht funktionieren , da sich die Unternehmen gerade in diesen Bereichen erheblich voneinander unterscheiden. Das bedeutet aber nicht, dass dieser Zustand als gegeben – und damit als nicht änderbar – hinzunehmen ist. Der Ansporn ist, sinnvolle unternehmenseigene Kennzahlen zu entwickeln, zu überwachen und im Zuge der zeitlichen Abfolge die damit verbundenen Prozesse Schritt für Schritt zu verbessern.
In den folgenden Beiträgen aus dem großen Themenkomplex Prozessoptimierung stelle ich aus den Bereichen Leanmanufacturing und Six Sigma die wesentlichen Methoden und Werkzeuge vor.
Wo es möglich ist, zeige ich anhand von Beispielen auf, wie und wo diese auf wertschöpfende Bereiche und auf verwaltungstechnische Obliegenheiten zur Anwendung kommen.
Inhalte
Ich plane, die folgenden Inhalte aus dem Bereich Prozessoptimierung durch Leanmanufacturing aufzunehmen:
- Kaizen
- Fünf S
- Standardisiertes Arbeiten
- Kanban
- SMED
Hinweis: Der Blog ist aktuell in der Entwicklung. Gerne greife ich Themen oder Impulse meiner werten Leserschaft auf, wenn diese sich eingliedern lassen.
Struktur und Aufbau
Die Vorträge strukturieren sich wie folgt:
- Begriffserklärung und Beschreibung
- Beispiele in der Produktion
- Beispiele in der Administration
- Kennzahlen und zu erwartende Effekte / Wechselwirkungen
Voraussetzungen
Der Betrieb (die Organisation), muss willens sein, Verbesserungen nicht nur einzufordern, sondern auch die entsprechende Verbesserungskultur proaktiv zu gestalten. Dieser Aspekt gilt, wenn es dem Unternehmen darum geht, ganzheitlich langanhaltende Verbesserungen zu erzielen. Ein weiterer strategischer Ansatz ist der, ausschließlich punktuell und im Bedarfsfall über eine Taskforce eine kritische Situation zu entschärfen. Die Verantwortlichen entscheiden, welchen Ansatz sie verfolgen.
Für beide gilt jedoch die dringende Empfehlung, Fehler als Lernpunkte anzuerkennen.
Vorüberlegungen
Die Entscheidung darüber ist wohl durchdacht zu fällen, zumal sie auch zu dem Kontext passen muss, in dem sich das Unternehmen bewegt. Dementsprechend gilt es, unter anderem die folgenden Fragen vorab zu berücksichtigen:
- was fordert der Kunde von uns dazu und wie wollen wir diesen Forderungen nachkommen?
- zu welchen Maßnahmen bekennen / verpflichten wir uns im Rahmen unserer Unternehmenspolitik?
- welche Forderungen stellt unser Qualitätsmanagementsystem an die Organisation, und wie gestalten wir diese entsprechend aus?
- wie stellt sich unsere Konkurrenz hinsichtlich Prozessoptimierungen auf?
- was bedeutet es für uns, (Kosten, Infrastruktur, Anpassungen an der Aufbau und Ablauforganisation, Mitarbeiter Qualifizierung, …) wenn wir eine komplette Leanmanufacturing Organisation aufsetzen?
Aufnahme Ist-Zustand / Audit
Die kritische Betrachtung, im Sinne von vernünftigen Überlegungen, dieser Fragen, unterstützt dabei, Zielklarheit zu gewinnen und ein Gefühl für die einzusetzenden Ressourcen zu bekommen. Sofern die Überlegungen überhand gewinnen, die Organisationen komplett in Richtung Leanmanufacturing / Leanmanagement auszurichten ist es sinnvoll zunächst den Ist-Zustand aufzunehmen. Für diese Inventur bietet sich ein entsprechend strukturiertes Audit an. Dieses legt ein wertefreies Abbild des Leistungsvermögens des Unternehmens zum abgefragten Zeitpunkt vor.
Anhand dieser Basis werden Ableitungen für mögliche zukünftige organisatorische Anpassungen möglich.
Wichtig: es ist durchaus denkbar, dass innerhalb der Organisation bereits nach Lean Aspekten gearbeitet wird. Das Fehlen oder das Nichtverwenden entsprechender Fachvokabeln darf dann allerdings nicht dazu führen, dass das Audit das betriebliche Abbild verfälscht. Dementsprechend hoch ist der Anspruch an die Auditoren sowie an die verwendeten Auditunterlagen mit den entsprechenden Auswertungen. Der umgekehrte Fall gilt genauso.
Ich freue mich auf Deine Anregungen, Impulse oder Fragen zum Thema Prozessoptimierung. Bitte schreibe diese in die Kommentare oder nutze das Kontaktformular.
Wird fortgesetzt