Managen später Änderungsanfragen in Projekten

1.Einleitung

Ich beschreibe zunächst, in welchem Rahmen ich diese Frage angehe. Diese Sys­tem­ab­gren­zung ist erfor­der­lich, da das Thema sonst ausufert.

Fall­bei­spiel:

Es geht um den Bau einer neuen Pro­duk­ti­ons­an­lage. Diese soll ein spe­zi­el­les Produkt für einen Kunden erzeugen (B2B). Das Unter­neh­men ver­ant­wor­tet ebenfalls die Ent­wick­lung des Produktes.

2.Randbedingungen

Ter­min­li­che Situation:

Die Pro­dukt­ent­wick­lung ist erfolg­reich beendet und die Anlagen sind gebaut und lie­fer­be­reit. Der Aufbau im Werk erfolgt zum Abschluss des kommenden Monats. Von heute an betrach­tet starten die ersten Kun­den­lie­fe­run­gen nach drei Monaten. Der Kunde fordert aktuell, das Produkt mit einem zusätz­li­chen Bauteil zu ver­stär­ken. Die Her­stel­lung des Bauteils und das Ein­brin­gen in die Pro­duk­tion sind machbar.

 

Her­aus­for­de­rung:

Die Änderung soll innerhalb der ver­blei­ben­den drei Monate zum Lie­fer­be­ginn erfolgen. Der normale Zeitraum für eine Änderung dieses Umfangs beträgt übli­cher­weise fünf Monate. Der Fall ist klar, es fehlen zwei Monate.

 

Zusatz­in­for­ma­tion:

Ohne diese Ver­stär­kung funk­tio­niert das Produkt nicht und darf ohne sie nicht auf den Markt! Der Termin für die Markt­ein­füh­rung des Produkts ist gesetzt, und damit gibt es keinen Spielraum für Ver­län­ge­run­gen.

 

3.Was ist zu tun?

Es ist zwingend erfor­der­lich, sich mit der Ände­rungs­an­frage sys­te­ma­tisch und struk­tu­riert zu befassen. Da klar ist, dass die üblichen Prozesse und Lie­fer­zei­ten den Termin über­zie­hen, arbeitet das Team parallel an einem Plan B. (Die Ausschau nach Alter­na­ti­ven ist unver­meid­lich.)

Dieser unter­sucht, inwiefern der Pro­duk­ti­ons­start mit Hilfs­werk­zeu­gen, Pro­to­ty­pen­bau­tei­len oder manuellen Fer­ti­gungs­pro­zes­sen unter­stützt werden kann. Diese Vor­ge­hens­weise ist vorab mit dem Kunden zu bespre­chen:

a) Erstens benötigt er die Infor­ma­tion, dass für das Projekt Son­der­maß­nah­men notwendig sind.

b) Der Kunde überlegt und ent­schei­det, inwiefern mögliche Alter­na­ti­ven für ihn akzep­ta­bel sind.

Sehr oft ist es in ver­gleich­ba­ren Situa­tio­nen so, dass der Kunde für vor­ge­stellte Optionen dankbar ist. Er ent­schei­det auch, ob diese für ihn tech­ni­scher oder wirt­schaft­li­cher gangbarer Weg ist.

 

4. Empfohlene Schritte für das Bearbeiten einer Änderungsanfrage

 

5. Weitere Hinweise

  • Alle Angaben erfolgen schrift­lich mit ent­spre­chen­dem Nach­wei­sen (Angebote).
  • Das Bear­bei­ten der Anfrage erfolgt innerhalb eines ange­mes­sen kurzen und rea­lis­ti­schen Zeit­fens­ters.
  • Das Team nimmt späte Ände­run­gen als Belastung wahr. Gerade bei diesen Ände­run­gen liegen Chancen und Risiken eng bei­ein­an­der. Geschickt ein­ge­spielte Ände­run­gen bringen viele Vorteile mit sich:

das Ansehen des Teams / Unter­neh­mens / hin­sicht­lich der exzel­len­ten Fähig­kei­ten zur Umsetzung kom­pli­zier­ter Aufgaben nimmt deutlich zu.der Kunde bekommt die für ihn zwingend erfor­der­li­che Unter­stüt­zung• die finan­zi­elle Situation eines Projekts kann sich gerade durch Ände­run­gen deutlich ver­bes­sern

  • Je besser das Projekt vor der spät gewünsch­ten Änderung gelaufen ist, desto besser kann das Team / Unter­neh­men / ver­han­deln, wenn es nicht selbst zur späten Änderung bei­getra­gen hat.
  • Daraus folgt unmit­tel­bar, dass das Pro­jekt­team über den ganzen Zeitraum eine sehr gute Per­for­mance zeigen muss.
  • Allen Betei­lig­ten Bereichen muss die Dring­lich­keit eines rei­bungs­lo­sen Ablaufs deutlich gemacht werden.
  • Falls das Unter­neh­men den formalen Ablauf für späte Ände­run­gen noch nicht beschrie­ben hat, empfiehlt es sich, diesen Ablauf zu beschrei­ben, zu simu­lie­ren und zu ver­bes­sern. Damit ist es für den „Ernstfall“ gut vor­be­rei­tet.
  • Falls der Kunde bei der Durch­spra­che des Angebots sei­ner­seits noch Vor­schläge macht, sind diese genau zu prüfen.
  • Warum ist das so wichtig?

Beim Durch­lau­fen des oben beschrie­be­nen Prozesses haben sich alle Betei­lig­ten intensiv mit dem Kun­den­wunsch beschäf­tigt. Mög­li­cher­weise mussten sogar gute Vor­schläge verworfen werden. Daraus folgt, dass ein neuer Vorschlag sehr genau hin­ter­fragt werden muss:

Es kann sonst passieren, dass die Umsetzung einer nicht bewer­te­ten Idee, das gesamte System verstimmt. Und genau das soll durch den oben beschrie­be­nen Prozess ver­hin­dert werden!

Fazit:

Der oben gezeigte Weg ist formal und stringent aufgebaut. Dieses ist der Wich­tig­keit des Prozesses geschul­det. Viele gut gestar­tete Projekte kol­la­bie­ren am Ende, weil kein adäquates Ände­rungs­ma­nage­ment prak­ti­ziert wird.

 

 

Kommentar verfassen

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.