Wie führe ich mein Projektteam ohne disziplinarische Weisungsbefugnisse?
In diesem Text finden Sie wichtige Impulse, die diese Frage beantworten. Zuvor beschreibe ich den Hintergrund, in dem ich selbst lange Jahre als Projektleiter erfolgreich tätig war. Ziel ist das Aufbauen eines gemeinsamen Verständnisses. Los geht’s:
Ihre Ernennung zum Projektleiter erfolgte vermutlich, weil Sie einen erheblichen Vertrauensvorschuss gegenüber anderen erhielten. Mit dieser Aufgabe übernehmen Sie viele Pflichten und Anforderungen.
Pflichten und Anforderungen
1. Sie führen ihr Team fachlich auf höchstem Niveau. Sie verantworten Kosten, Termine, Qualität und Projekt Performance.
2. Sie besitzen entsprechende Methodenkenntnisse im Projektmanagement.
3. Wie in jeder Abteilung, haben Sie Mitarbeiter in ihrem Team, welche die notwendigen Fachkompetenzen besitzen.
4. Sie sind für das Ergebnis von Ihrem Projekt verantwortlich.
Diese Aufzählung listet die wesentlichten Punkte auf. Sie zeigt, dass Sie als Leiter eines Projekts (in dem von mir beschriebenen Kontext) anspruchsvolle Führungsaufgaben im fachlichen Umfeld wahrnehmen. Eine Führungskraft mit disziplinarischer Weisungsbefugnis übernimmt (zusätzlich) die folgenden Aufgaben:
- beurteilen von Mitarbeitern
- gewähren von Urlaub
- veranlassen 7 durchführen disziplinarischer Maßnahmen
- …
Diese Liste ist ist erweiterbar. Sie ist wichtig, um die fachliche und disziplinarische Verantwortung grob voneinander abzutrennen.
Gemeinsamkeiten zwischen fachlichen und disziplinarischer Weisungsbefugnissen
Die Brücke, die beide Typen von Vorgesetzten gemeinsam miteinander verbindet und auszeichnet, zeigen die folgenden Eigenschaften
- Ausüben einer Vorbildfunktion
- Übernehmen von Verantwortung
- Delegieren von Aufgaben
- Vereinbaren von Zielen
- Wert schätzen der Mitarbeiter
- Setzen von Prioritäten
- Entscheidungsfähig sein
- …
Das Beachten, Erwerben und (Vor) – Leben dieser Merkmale hilft Ihnen, mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam erfolgreich das Projekt zu stemmen.
Erweiterung der Weisungsbefugnisse mit zusätzlichen Elementen
Darüber hinaus stehen dem Projektleiter weitere, sehr wichtige Elemente zur Verfügung, die Allgemein nicht so bekannt sind. Sie üben eine große Hebelwirkung aus, daher ist es wichtig, diese zu kennen. Sie sind wichtige Mittel, die die nicht vorhandene disziplinarische Weisungsbefugnis kompensieren.
1. Die Mitarbeiter sind formal (Aushang, Mitarbeiter Info, Kickoff Meeting, …) über Ihre Aufgabe als Projektleiter informiert. Damit sind Sie „von Amts wegen“ autorisiert, das Team anzuleiten.
- Verstecken Sie sich nicht hinter dieser Formalie – gehen Sie proaktiv und optimistisch das Projekt an.
- Zeigen Sie mit Ihrer Einsatzfreude, dass Sie diese Aufgabe zurecht erhielten.
2. Sie verfügen über Ressourcen (Personal, Kosten, Infrastruktur,) um das Projekt zu realisieren. Gehen Sie gewissenhaft mit den Ressourcen um:
- ablehnen nicht zielführender Kosten und Vorschläge,
- machen Sie sich stark für Ihr Team,
- betreiben Sie ein gutes Projektmarketing
3. Sie bringen Wissen und Erfahrungen mit, mit denen sie ihr Team effektiv unterstützen.
- Im Vordergrund steht nicht die Übernahme von Sacharbeiten. Coachen und Trainieren Sie bei Bedarf Ihr Team.
4. Als Projektleiter beobachten Sie das gesamte Projektumfeld, wohingegen sich Ihr Team auf die zugewiesenen Fachaufgaben konzentriert. Sie erhalten viele zusätzliche Informationen. Dieser Zugewinn an Informationen hilft Ihnen enorm, Ihr Team effizient zu führen:
- vermeiden unnötiger Arbeit,
- gewähren von Terminaufschüben- aber auch
- ein notwendiges einkürzen von Terminen infolge verständlich gemachter Sachzwänge.
- Die Kommunikation relevanter Informationen an Ihr Team unterstützt beim Finden von Lösungen und Treffen von zielführenden Entscheidungen.
5. Identifizieren Sie wichtige Stakeholder und vernetzen Sie sich intensiv mit ihnen
- Früher oder später geraten viele Projekte in unruhiges Fahrwasser. Die richtigen Beziehungen sind in diesem Fall von unschätzbarem Nutzen.
- Das frühzeitige Erkennen und proaktive managen schwieriger Einflussnehmer hilft, schwierige Situationen im Vorfeld zu entschärfen.
Damit wird deutlich, dass auf Projektleitern ein effektives und umfangreiches Instrumentarium darauf wartet, zum Einsatz zu kommen. Nutzen Sie es, um Ihre Mitarbeiter motivierend zu führen!
Literaturempfehlung:
Führung von Projektorganisation / Dr. Günter Rattay / Linde international / ISBN 978-3-7143-0243-1